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Erfahren Sie, wie Restaurants Bestellungen, POS, Zahlungen, Inventar, Personal, Marketing und Küchenabläufe mit KI, Software, Kiosken und Robotik automatisieren.
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Automate a Restaurant: Tools nach betrieblichem Bedarf
Software für die Restaurantautomatisierung reduziert manuelle Arbeit bei Bestellungen, Zahlungen, Inventar, Personal, Reservierungen, Marketing und Reporting. Der beste Ausgangspunkt ist der betriebliche Engpass, der am meisten Arbeitszeit des Personals bindet. Beginnen Sie mit einer zentralen POS-Plattform und verbinden Sie anschließend Bestell-, Zahlungs-, Inventar-, Personal-, Kundenbindungs- und Reporting-Tools, damit Informationen zwischen den Systemen fließen, ohne wiederholt manuell eingegeben werden zu müssen.
POS & Zahlungen
Auftragserfassung, Zahlungsabwicklung, Umsatzverfolgung, Belege, Rabatte, Steuern und Transaktionsberichte.
Best for: Restaurants, die manuelle Kassen oder voneinander getrennte Zahlungssysteme ersetzen möchten.
- Menüverwaltung
- Küchenweiterleitung
- Zahlungsabwicklung
- Unterstützung mehrerer Standorte
- Reporting
Online-Bestellungen
Annahme digitaler Bestellungen, Menüsynchronisierung, Zahlungseinzug, Abholabläufe und Bestellweiterleitung.
Best for: Restaurants mit Außer-Haus-Geschäft, Abholung, direkten Online-Bestellungen oder QR-Code-Bestellungen.
- POS-Integration
- Menüsynchronisierung
- Begrenzung des Bestellaufkommens
- Abholeinstellungen
- Kundenbenachrichtigungen
Inventarverwaltung
Zutatenverfolgung, Einkaufsabläufe, Transparenz bei Lebensmittelkosten, Lieferantendaten und Inventarberichte.
Best for: Restaurants mit hohen Lebensmittelkosten, häufigen Einkäufen oder dem Ziel, Verschwendung zu reduzieren.
- Rezeptkalkulation
- Bestellungen
- Lieferantenverwaltung
- Abweichungsberichte
- Transparenz bei niedrigem Bestand
Personaleinsatzplanung
Schichtplanung, Erfassung der Arbeitszeit, Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden, Kommunikation zur Dienstplanung und Überwachung der Personalkosten.
Best for: Restaurants mit großen Teams auf Stundenbasis oder häufigen Änderungen der Dienstpläne.
- Erfassung von Verfügbarkeiten
- Personalprognosen
- Integration der Zeiterfassung
- Schichtkommunikation
- Transparenz bei Überstunden
Reservierungen & Gästemanagement
Annahme von Reservierungen, Tischstatus, Gästedaten, Wartelisten und Bestätigungsabläufe.
Best for: Restaurants mit Bedienung am Tisch, die Reservierungen und Tischwechsel verwalten.
- Tischverwaltung
- Wartlisten-Tools
- Gästeprofile
- Automatisierte Bestätigungen
- POS-Integration
Marketing & Kundenbindung
Kundensegmentierung, Treueprämien, Werbebotschaften und Kampagnen zur Steigerung von Wiederholungsbesuchen.
Best for: Restaurants, die Kundenbindung und direkte Bestellungen steigern möchten.
- Kundenprofile
- Treuepunkte
- Kampagnenautomatisierung
- Angebotsverfolgung
- Umsatzzurechnung
Reporting & Analysen
Tägliche Umsatzübersichten, Produktleistung, Personalberichte, Transaktionsanalysen und Standortvergleiche.
Best for: Inhaber, die schnellere betriebliche Entscheidungen treffen möchten, ohne Tabellen manuell zusammenführen zu müssen.
- Echtzeit-Dashboards
- Berichte zum Produktmix
- Personalberichte
- Standortvergleich
- Exportoptionen
So automatisieren Sie ein Restaurant Schritt für Schritt
Eine erfolgreiche Restaurantautomatisierung beginnt mit sich wiederholenden, messbaren Aufgaben, anstatt alle Prozesse auf einmal zu ersetzen. Eine schrittweise Einführung erleichtert die Verwaltung von Integrationen und gibt dem Personal Zeit, jeden neuen Arbeitsablauf zu erlernen. Richten Sie die Automatisierung am bestehenden Servicemodell des Restaurants aus und priorisieren Sie täglich wiederkehrende Aufgaben, die Fehler verursachen, den Service verzögern oder dieselbe Dateneingabe in mehrere Systeme erfordern.
Wiederkehrende Aufgaben erfassen
Listen Sie die täglichen Aufgaben auf, die im Servicebereich und in der Küche Zeit des Personals beanspruchen, einschließlich Bestelleingabe, Zahlungen, Online-Bestellungen, Inventurzählungen, Einkauf, Dienstplanung, Reservierungsbestätigungen und Tagesabschlussberichten.
Eine zentrale POS-Plattform auswählen
Verwenden Sie das POS als zentrales Betriebssystem für Menüdaten, Bestellungen, Zahlungen und Verkaufsberichte. Plattformen wie Toast, Square for Restaurants und Lightspeed Restaurant kombinieren zentrale POS-Funktionen mit zusätzlichen Restaurant-Tools und Integrationen.
Bestelleingang automatisieren
Verbinden Sie Bestellungen im Restaurant, Online-Bestellungen, Außer-Haus-Bestellungen, Lieferungen, Kioske und QR-Code-Bestellungen mit dem POS, damit Bestellungen ohne erneute Eingabe durch Mitarbeiter den richtigen Zubereitungsablauf erreichen.
Arbeitsabläufe in der Küche verbinden
Verknüpfen Sie Verkaufsdaten mit Küchenzuweisung, Inventar, Rezeptkalkulation, Einkauf und Lebensmittelkostenberichten, damit operative Daten nützlicher werden, als wenn jeder Prozess separat verwaltet wird.
Personalverwaltung und Gästekommunikation automatisieren
Fügen Sie Dienstplanung, Mitarbeiterkommunikation, Reservierungsbestätigungen, Treueprogramme und Kundenkommunikation hinzu, sobald der zentrale Transaktionsablauf stabil ist.
Das Personal jeweils in einem Arbeitsablauf schulen
Geben Sie Mitarbeitern klare Anweisungen zur Bestellaufnahme, zum Umgang mit Ausnahmen, zur Bearbeitung von Rückerstattungen, zum Arbeiten bei Offline-Situationen und zur Eskalation von Problemen. Vermeiden Sie es, mehrere größere Änderungen an Arbeitsabläufen während desselben Servicezeitraums einzuführen.
Ergebnisse verfolgen und doppelte Arbeit entfernen
Überprüfen Sie nach der Einführung Bestellzeiten, Personalkosten, Lebensmittelkosten, Abfall, Zahlungsfehler und manuelle Verwaltungsstunden. Entfernen Sie alte Tabellen oder doppelte Verfahren, sobald das neue System sie zuverlässig ersetzt.
Erst erweitern, wenn das zentrale System funktioniert
Fügen Sie erweiterte Marketingfunktionen, Treueprogramme, Prognosen, standortübergreifende Berichte und zusätzliche Integrationen erst hinzu, wenn Bestellungen, Zahlungen und der tägliche Betrieb stabil sind.
Automate a Restaurant: POS- und Bestellabläufe
Moderne Restaurant-POS-Systeme verbinden Bestellungen, Zahlungen, Küchenzuweisung und Berichte in einem Arbeitsablauf. Der genaue Automatisierungsweg hängt davon ab, ob Gäste im Restaurant essen, Außer-Haus-Bestellungen aufgeben, eine Lieferung nutzen, an einem Kiosk bestellen oder einen QR-Code scannen. Das Hauptziel besteht darin, manuelle Übergaben zu reduzieren, damit Menüdaten, Zahlungen, Küchenbons, Bestellstatus und Verkaufsberichte über dasselbe System aktualisiert werden.
| Ordering Type | Order Entry | Payment | Kitchen Routing | Automation Value |
|---|---|---|---|---|
| Im Restaurant | Mitarbeiter geben Bestellungen über ein POS-Terminal oder ein Handgerät ein. | Die Zahlung wird an der Kasse, am Tisch oder über ein verbundenes Terminal abgewickelt. | Artikel werden an die zuständige Zubereitungsstation oder den entsprechenden Küchenbildschirm-Arbeitsablauf weitergeleitet. | Reduziert handschriftliche Bons, wiederholte Bestelleingaben und nicht miteinander verbundene Zahlungsaufzeichnungen. |
| Außer Haus | Bestellungen werden von Mitarbeitern eingegeben oder über einen verbundenen Online-Bestellkanal empfangen. | Kunden zahlen im Voraus online oder bei der Abholung der Bestellung. | Angenommene Bestellungen gelangen zusammen mit den Abholinformationen in die Zubereitung. | Hält Abholbestellungen im selben Menü-, Zahlungs- und Berichtssystem. |
| Lieferung | Lieferbestellungen gehen über direkte Kanäle oder unterstützte Lieferintegrationen ein. | Digitale Zahlungsinformationen werden mit dem Bestellablauf verbunden. | Bestellungen gelangen mit lieferungsspezifischen Abwicklungsdetails in die Zubereitung. | Reduziert die Notwendigkeit, Lieferbestellungen manuell in das POS zu übertragen. |
| Selbstbedienungskiosk | Kunden stellen ihre Bestellungen selbst über eine Selbstbedienungsoberfläche zusammen und übermitteln sie. | Die Zahlung wird während des Bestellvorgangs am Kiosk abgeschlossen. | Abgeschlossene Bestellungen werden an das Zubereitungssystem des Restaurants übertragen. | Reduziert den Arbeitsaufwand an der Kasse und ermöglicht es Kunden, ihre eigenen Zusatzoptionen und Auswahlen einzugeben. |
| QR-Code-Bestellung | Kunden scannen einen QR-Code und geben Bestellungen über eine mobile Bestelloberfläche auf. | Kunden schließen die Zahlung digital ab, sofern dies vom Bestellaufbau unterstützt wird. | Bestellungen werden vom digitalen Menü in das verbundene POS und den Zubereitungsablauf übertragen. | Reduziert wiederholte Bestelleingaben am Tisch und unterstützt zusätzliche Bestellungen während des Essens. |
Automate a Restaurant: Inventarautomatisierung
Die Inventarautomatisierung verbindet Einkauf, Zutatenverbrauch, Rechnungen, Rezepte und Verkaufsdaten, um Betreibern einen klareren Überblick über die Lebensmittelkosten zu geben. Ziel ist es, Verschwendung, Engpässe und Einkaufsprobleme zu erkennen, bevor sie teuer werden. Inventarsysteme funktionieren am besten, wenn Produkteinheiten, Rezepte, Lieferanten, Rechnungen und Verkaufsdaten einheitlichen Benennungs- und Messregeln folgen. So können Betreiber den erwarteten Zutatenverbrauch mit den tatsächlichen Inventarbewegungen vergleichen.
Zutatenkatalog erstellen
Erstellen Sie standardisierte Datensätze für Zutaten, Packungsgrößen, Maßeinheiten, Lieferanten und Einkaufspreise.
Rezepte mit Zutaten verknüpfen
Ordnen Sie Menüpunkten die jeweiligen Zutatenmengen zu, damit Änderungen der Zutatenkosten in die Kalkulation von Rezepten und Menüpunkten einfließen.
Einkauf und Rechnungen digitalisieren
Verwenden Sie Inventar- und Einkaufstools, um Lieferantenbestellungen, Rechnungen, Produktpreise und erhaltene Mengen anstelle separater manueller Aufzeichnungen zu organisieren.
Inventurzählungen erfassen
Geben Sie regelmäßig physische Bestandszählungen ein, damit das System für jeden Berichtszeitraum genaue Anfangs- und Endbestände enthält.
Tatsächlichen und theoretischen Verbrauch vergleichen
Vergleichen Sie die Zutaten, die laut Verkaufsdaten hätten verbraucht werden müssen, mit dem tatsächlich verwendeten Inventar.
Lebensmittelkosten überwachen
Verfolgen Sie Zutaten- und Rezeptkosten, wenn sich Lieferantenpreise und Einkaufsmuster ändern, und nutzen Sie die Daten, um Artikel oder Kategorien zu identifizieren, deren Margen schrumpfen.
Nachbestellungen und Bestandsübersicht nutzen
Nutzen Sie aktuelle Inventar- und Einkaufsinformationen, um Produkte zu identifizieren, die sich den Mindestbeständen nähern, und vermeiden Sie unnötige Überbestellungen.
Verschwendung und Abweichungen untersuchen
Überprüfen Sie ungewöhnlich hohen Verbrauch, Einkaufsspitzen, fehlendes Inventar, Verderb, Probleme bei der Portionierung und Änderungen der Lieferantenpreise, anstatt sämtliche Inventarverluste als eine einzige Zahl zu behandeln.
Automate a Restaurant: Personalplanung und Arbeitszeitmanagement
Software für die Personalplanung erfasst Verfügbarkeiten, erstellt Schichten, verwaltet Schichttausch, erfasst Arbeitszeiten und bereitet Lohndaten vor. Der richtige Workflow reduziert die repetitive Arbeit von Managern und hilft Restaurants gleichzeitig, ihre Personalkosten zu kontrollieren. Die Automatisierung der Personalplanung funktioniert am besten, wenn Mitarbeiterverfügbarkeiten, prognostizierter Personalbedarf, Zeiterfassung und Lohnabrechnung miteinander verbunden sind. Dadurch reduzieren Plattformen wie 7shifts, Sling und Square Staff die manuelle Arbeit mit Tabellen und erleichtern die Verwaltung von Planänderungen.
Automatisierte Schichtplanung
Erstellen Sie Wochenpläne anhand von Mitarbeiterverfügbarkeiten, Rollen, Personalbedarf und Arbeitskostenzielen, anstatt jede Schicht manuell zuzuweisen.
- Mitarbeiterverfügbarkeiten
- Rollenbasierte Planung
- Wiederverwendbare Planvorlagen
- Transparenz bei den Arbeitskosten
Erfassung von Verfügbarkeiten
Mitarbeiter übermitteln regelmäßig geltende Verfügbarkeiten und Anträge auf Freistellung digital, sodass Manager Personalengpässe prüfen können, bevor der Dienstplan veröffentlicht wird.
- Übermittlung von Verfügbarkeiten
- Anträge auf Freistellung
- Genehmigungen durch Manager
- Benachrichtigungen zu Dienstplänen
Schichttausch und offene Schichten
Ermöglichen Sie Mitarbeitern, den Tausch von Schichten zu beantragen oder verfügbare Schichten zu übernehmen, während die Genehmigungsregeln für Manager bestehen bleiben.
- Anträge auf Schichttausch
- Marktplatz für offene Schichten
- Mitarbeiterbenachrichtigungen
- Genehmigung durch Manager
Personalbedarfsprognose
Vergleichen Sie die geplanten Arbeitsstunden mit der erwarteten Geschäftsnachfrage, damit Manager die Personalbesetzung vor Beginn einer Schicht anpassen können.
- Umsatzbasierte Personalplanung
- Überwachung des Personalkostenanteils
- Überwachung von Überstunden
- Prognosevergleich
Zeiterfassung
Erfassen Sie Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen und geleistete Arbeitsstunden von Mitarbeitern über verbundene Workforce- oder POS-Systeme.
- Digitale Stempeluhr
- Pausenerfassung
- Prüfung von Stundenzetteln
- Anwesenheitsaufzeichnungen
Vorbereitung der Lohnabrechnung
Übertragen Sie genehmigte Mitarbeiterstunden und Arbeitszeitdaten in den Lohnabrechnungsprozess, ohne Stundenzettel manuell neu erstellen zu müssen.
- Genehmigte Stundenzettel
- Reguläre Arbeitsstunden und Überstunden
- Exporte für die Lohnabrechnung
- Arbeitszeitberichte
Automate a Restaurant: Automatisierung von Reservierungen
Reservierungsplattformen automatisieren Online-Buchungen, Bestätigungen, Wartelisten, Gästedaten und Tischverwaltung. Die Verbindung dieser Workflows verschafft dem Servicepersonal einen klareren Überblick über die erwartete Nachfrage und wiederkehrende Gäste. Ein moderner Reservierungsworkflow beginnt mit der Online-Buchung durch einen Gast und reicht über Bestätigung, Ankunft, Platzierung, Aktualisierung des Gästeprofils und Nachbereitung des Besuchs hinaus. Dadurch können Gastgeber mit Plattformen wie OpenTable, Tock und Toast Tables weniger Zeit für die manuelle Verwaltung von Reservierungen aufwenden.
Online-Reservierungen annehmen
Ermöglichen Sie Gästen, über eine Online-Buchungsoberfläche verfügbare Daten, Uhrzeiten und Gruppengrößen auszuwählen.
Buchungsbestätigungen senden
Senden Sie nach der Buchung automatisch Reservierungsbestätigungen und Erinnerungen an Gäste.
Die Warteliste verwalten
Nehmen Sie Laufkundschaft in eine digitale Warteliste auf und verknüpfen Sie deren Status mit der aktuellen Tischverfügbarkeit.
Tische zuweisen und verwalten
Nutzen Sie Raumplan- und Tischverwaltungstools, um platzierte Gäste, verfügbare Tische und bevorstehende Reservierungen zu verfolgen.
Gästeprofile erstellen
Speichern Sie Reservierungshistorien und Gästeinformationen, damit wiederkehrende Gäste bei zukünftigen Besuchen erkannt werden.
Nichterscheinen reduzieren
Nutzen Sie automatisierte Erinnerungen, Reservierungsrichtlinien und plattformgestützte Buchungskontrollen, um durch verpasste Reservierungen unbesetzt bleibende Tische zu reduzieren.
Automate a Restaurant: Marketing-Workflows
Automatisiertes Marketing verwandelt Kundenaktivitäten in zeitnahe E-Mails, Angebote, Treuenachrichten und Bewertungsanfragen. Restaurants können Kampagnen auf Grundlage der Kaufhistorie, Besuchshäufigkeit und Kundensegmente erstellen, anstatt jede Nachricht manuell zu versenden. Marketingautomatisierung ist besonders hilfreich, wenn Kampagnen auf das tatsächliche Kundenverhalten reagieren. Daher unterstützen Tools wie Mailchimp, Toast Marketing und Square Customer Engagement dabei, Zielgruppen zu organisieren, Kampagnen zu planen und auf Basis von Kundendaten Aktionen für erneute Besuche auszulösen.
Willkommenskampagne
Ein Kunde trägt sich in die E-Mail-Liste oder Kundendatenbank ein.
Senden Sie automatisch eine Willkommensnachricht, eine Vorstellung des Restaurants oder ein Angebot für den ersten Besuch.
Kundensegmentierung
Kundendaten enthalten eine Kauf-, Besuchs- oder Interaktionshistorie.
Gruppieren Sie Kunden nach ihrem Verhalten, beispielsweise häufige Besucher, inaktive Gäste oder bestimmte Kaufmuster.
Treueaktion
Ein Mitglied des Treueprogramms erreicht eine qualifizierende Aktivität oder einen Prämienmeilenstein.
Senden Sie eine Prämie, eine Aktualisierung des Punktestands oder eine mit der Treueaktivität verbundene Werbenachricht.
Rückgewinnungskampagne
Ein zuvor aktiver Kunde ist während eines festgelegten Zeitraums nicht zurückgekehrt.
Senden Sie automatisch eine Erinnerung oder ein Angebot für einen erneuten Besuch.
Nachbereitung des Besuchs
Ein erfasster Kundenbesuch oder Kauf wird abgeschlossen.
Senden Sie nach dem Besuch eine Folgenachricht, ein Angebot oder eine Bitte um Feedback.
Bewertungsanfrage
Ein Kunde schließt einen qualifizierenden Besuch oder eine Interaktion ab.
Senden Sie automatisch eine Anfrage, in der der Kunde um Feedback oder eine Bewertung gebeten wird.
Automate a Restaurant: Buchhaltung und Reporting
Vernetzte Buchhaltungs- und POS-Tools reduzieren den manuellen Aufwand für Buchführung, Abstimmungen, die Erfassung von Ausgaben und die Erstellung von Berichten. Tages- und Monatsberichte helfen Betreibern, Umsätze, Personalkosten, Lebensmittelkosten, Ausgaben und die Gesamtrentabilität zu überwachen. Die Automatisierung der Buchhaltung funktioniert, indem operative Daten aus Systemen wie dem POS, Rechnungen und Personalverwaltungstools in strukturierte Finanzprozesse übertragen werden. Dabei unterstützen QuickBooks, xtraCHEF und Square-Restauranttools verschiedene Teile dieses Prozesses – von der Buchführung und Rechnungsverwaltung bis hin zu Umsatz- und Betriebsberichten.
| Report | Frequency | Tracks | Automation | Management Use |
|---|---|---|---|---|
| Tagesumsatzbericht | Täglich | Bruttoumsatz, Nettoumsatz, Rabatte, Rückerstattungen, Steuern und Zahlungsaktivitäten | Umsatzdaten aus dem POS werden automatisch erfasst und zusammengefasst. | Die tägliche Umsatzentwicklung prüfen und ungewöhnliche Verkaufsaktivitäten erkennen. |
| Zahlungsabstimmung | Täglich | Kartenzahlungen, Bargeldaktivitäten, Rückerstattungen, Trinkgelder und erfasste Transaktionen | Transaktionsaufzeichnungen werden mit POS- und Buchhaltungsdaten abgeglichen, anstatt manuell neu erstellt zu werden. | Bestätigen, dass erfasste Umsätze und eingegangene Zahlungen übereinstimmen. |
| Bericht zu Personalkosten | Täglich oder wöchentlich | Geleistete Arbeitsstunden, Personalkosten, Überstunden und Personalkostenanteil | Zeit- und Umsatzdaten fließen in die Personalkostenberichte ein, wenn vernetzte Systeme verwendet werden. | Personalkosten mit dem Umsatz vergleichen und künftige Dienstpläne anpassen. |
| Lebensmittelkosten- und Rechnungsverfolgung | Wöchentlich oder monatlich | Lieferantenrechnungen, Zutatenkäufe, Kostenänderungen und damit verbundene Ausgaben | Rechnungs- und Einkaufsdaten werden für Buchhaltung und Kostenanalyse erfasst und organisiert. | Veränderungen bei den Ausgaben für Lebensmittel überwachen und steigende Lieferantenkosten erkennen. |
| Ausgabenbericht | Monatlich | Betriebsausgaben wie Verbrauchsmaterialien, Software, Versorgungsleistungen, Miete und Lieferantenkosten | Kategorisierte Transaktionsdaten reduzieren die manuelle Erfassung von Ausgaben und die Erstellung von Berichten. | Nachvollziehen, wofür die verfügbaren Betriebsmittel ausgegeben werden. |
| Gewinn- und Verlustbericht | Monatlich | Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten, Betriebsausgaben und Nettogewinn | Buchhaltungsdaten werden in einem standardisierten Finanzbericht zusammengefasst. | Die Gesamtrentabilität des Restaurants messen und die Leistung zwischen verschiedenen Zeiträumen vergleichen. |
| Umsatzmixbericht | Wöchentlich oder monatlich | Umsatz nach Menüpunkt, Kategorie, Servicetyp oder einer anderen POS-Berichtsdimension | POS-Transaktionsdaten werden zu Leistungsberichten zusammengefasst. | Starke und schwache Menükategorien erkennen und Menüentscheidungen unterstützen. |
| Monatlicher Finanzexport | Monatlich | Umsätze, Ausgaben, Steuern, Zahlungsinformationen und Buchhaltungsdaten | Vernetzte Systeme exportieren oder synchronisieren strukturierte Finanzdaten für Buchhaltungsprozesse. | Wiederholte Dateneingaben zum Monatsabschluss reduzieren und Unterlagen für die Finanzprüfung vorbereiten. |