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Aprende cómo los restaurantes automatizan los pedidos, el POS, los pagos, el inventario, la gestión del personal, el marketing y las operaciones de cocina con IA, software, quioscos y robótica.
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Guías prácticas y comparaciones de herramientas para la automatización de restaurantes: pedidos, POS, cocina, inventario, gestión del personal, reservas, marketing e informes.
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El software de automatización de restaurantes reduce el trabajo manual en los pedidos, los pagos, el inventario, la gestión del personal, las reservas, el marketing y los informes. El mejor punto de partida es el cuello de botella operativo que consume más tiempo del personal. Comienza con una plataforma de POS central y, después, conecta las herramientas de pedidos, pagos, inventario, mano de obra, interacción con clientes e informes para que la información se transfiera entre los sistemas sin tener que introducirla manualmente varias veces.
POS y pagos
Introducción de pedidos, procesamiento de pagos, seguimiento de ventas, recibos, descuentos, impuestos e informes de transacciones.
Best for: Restaurantes que sustituyen cajas registradoras manuales o sistemas de pago desconectados.
- Gestión del menú
- Envío de pedidos a la cocina
- Procesamiento de pagos
- Compatibilidad con varias ubicaciones
- Informes
Pedidos en línea
Recepción de pedidos digitales, sincronización del menú, cobro de pagos, flujos de trabajo para recogida y envío de pedidos.
Best for: Restaurantes que gestionan comida para llevar, recogidas, pedidos directos en línea o pedidos mediante códigos QR.
- Integración con POS
- Sincronización del menú
- Limitación del volumen de pedidos
- Configuración de recogidas
- Notificaciones a clientes
Gestión del inventario
Seguimiento de ingredientes, flujos de trabajo de compras, visibilidad del costo de los alimentos, datos de proveedores e informes de inventario.
Best for: Restaurantes con costos elevados de alimentos, compras frecuentes u objetivos de control de desperdicios.
- Cálculo del costo de recetas
- Órdenes de compra
- Gestión de proveedores
- Informes de variaciones
- Visibilidad de existencias bajas
Programación del personal
Planificación de turnos, seguimiento de horas de trabajo, disponibilidad de empleados, comunicación de horarios y control de costos laborales.
Best for: Restaurantes con equipos grandes de empleados por hora o cambios frecuentes de horarios.
- Seguimiento de disponibilidad
- Previsión de necesidades de personal
- Integración del registro de entrada
- Comunicación de turnos
- Visibilidad de horas extra
Reservas y gestión de clientes
Recepción de reservas, estado de las mesas, registros de clientes, listas de espera y flujos de trabajo de confirmación.
Best for: Restaurantes de servicio completo que gestionan reservas y rotación de mesas.
- Gestión de mesas
- Herramientas para listas de espera
- Perfiles de clientes
- Confirmaciones automatizadas
- Integración con POS
Marketing y fidelización
Segmentación de clientes, recompensas de fidelización, mensajes promocionales y campañas para fomentar visitas repetidas.
Best for: Restaurantes enfocados en aumentar la retención de clientes y los pedidos directos.
- Perfiles de clientes
- Puntos de fidelización
- Automatización de campañas
- Seguimiento de ofertas
- Atribución de ventas
Informes y análisis
Resúmenes diarios de ventas, rendimiento de productos, informes laborales, análisis de transacciones y comparaciones entre ubicaciones.
Best for: Propietarios que desean tomar decisiones operativas más rápidamente sin combinar hojas de cálculo manualmente.
- Paneles en tiempo real
- Informes de combinación de productos
- Informes laborales
- Comparación entre ubicaciones
- Opciones de exportación
Cómo automatizar un restaurante paso a paso
La automatización exitosa de un restaurante comienza con tareas repetitivas y medibles, en lugar de intentar reemplazar todos los procesos de una sola vez. Una implementación gradual facilita la gestión de las integraciones y da tiempo al personal para aprender cada nuevo flujo de trabajo. Diseña la automatización en torno al modelo de servicio existente del restaurante y prioriza las tareas que se repiten a diario, generan errores, retrasan el servicio o requieren introducir los mismos datos en varios sistemas.
Mapear las tareas repetitivas
Haz una lista de las tareas diarias que consumen tiempo del personal tanto en el área de atención al cliente como en la cocina, incluidos el ingreso de pedidos, los pagos, los pedidos en línea, los conteos de inventario, las compras, la programación de turnos, las confirmaciones de reservas y los informes de cierre del día.
Elegir una plataforma POS central
Utiliza el POS como sistema operativo central para los datos del menú, los pedidos, los pagos y los informes de ventas. Plataformas como Toast, Square for Restaurants y Lightspeed Restaurant combinan las funciones principales de un POS con herramientas e integraciones adicionales para restaurantes.
Automatizar la recepción de pedidos
Conecta los pedidos en el restaurante, los pedidos en línea, los pedidos para llevar, el delivery, los quioscos y los pedidos mediante códigos QR al POS para que los pedidos lleguen al flujo de preparación correcto sin que los empleados tengan que volver a introducirlos.
Conectar los flujos de trabajo de la cocina
Vincula los datos de ventas con la asignación de pedidos en la cocina, el inventario, el cálculo de costos de recetas, las compras y los informes de costos de alimentos para que los datos operativos sean más útiles que gestionar cada proceso por separado.
Automatizar la gestión laboral y la comunicación con los clientes
Añade la programación de turnos, la comunicación con los empleados, las confirmaciones de reservas, los programas de fidelización y la comunicación con los clientes después de estabilizar el flujo de transacciones principal.
Capacitar al personal en un flujo de trabajo a la vez
Proporciona a los empleados instrucciones claras para tomar pedidos, gestionar excepciones, procesar reembolsos, manejar situaciones sin conexión y escalar problemas. Evita implementar varios cambios importantes en los flujos de trabajo durante el mismo período de servicio.
Medir los resultados y eliminar el trabajo duplicado
Revisa los tiempos de los pedidos, los costos laborales, los costos de alimentos, el desperdicio, los errores de pago y las horas administrativas manuales después de la implementación, y elimina las hojas de cálculo antiguas o los procedimientos duplicados una vez que el nuevo sistema los reemplace de forma confiable.
Ampliar solo después de que el sistema central funcione
Añade marketing avanzado, fidelización, pronósticos, informes para varias ubicaciones e integraciones adicionales después de estabilizar los pedidos, los pagos y las operaciones diarias.
Automate a Restaurant: flujos de trabajo de POS y pedidos
Los sistemas POS modernos para restaurantes conectan los pedidos, los pagos, la asignación de pedidos en la cocina y los informes en un solo flujo de trabajo. La ruta exacta de automatización cambia según si los clientes comen en el restaurante, piden comida para llevar, utilizan el servicio de delivery, hacen pedidos desde un quiosco o escanean un código QR. El objetivo principal es reducir las transferencias manuales para que los datos del menú, los pagos, las comandas de cocina, el estado de los pedidos y los informes de ventas se actualicen mediante el mismo sistema.
| Ordering Type | Order Entry | Payment | Kitchen Routing | Automation Value |
|---|---|---|---|---|
| Comer en el restaurante | El personal introduce los pedidos mediante un terminal POS o un dispositivo portátil. | El pago se procesa en la caja, en la mesa o en un terminal conectado. | Los artículos se envían a la estación de preparación correspondiente o al flujo de trabajo de la pantalla de cocina. | Reduce las comandas escritas a mano, la introducción repetida de pedidos y los registros de pago desconectados. |
| Para llevar | El personal introduce los pedidos o estos se reciben mediante un canal de pedidos en línea conectado. | Los clientes pagan por adelantado en línea o al recoger el pedido. | Los pedidos aceptados pasan a preparación con la información de recogida adjunta. | Mantiene los pedidos para recoger dentro del mismo sistema de menú, pagos e informes. |
| Delivery | Los pedidos de delivery llegan a través de canales directos o integraciones de delivery compatibles. | La información del pago digital se conecta al flujo de trabajo del pedido. | Los pedidos pasan a preparación con los detalles específicos de entrega. | Reduce la necesidad de copiar manualmente los pedidos de delivery al POS. |
| Quiosco de autoservicio | Los clientes crean y envían sus propios pedidos mediante una interfaz de autoservicio. | El pago se completa durante el flujo de pedido del quiosco. | Los pedidos completados se transmiten al sistema de preparación del restaurante. | Reduce la carga de trabajo de los cajeros y permite que los clientes introduzcan sus propias modificaciones y selecciones. |
| Pedidos mediante código QR | Los clientes escanean un código QR y realizan pedidos mediante una interfaz móvil. | Los clientes completan el pago digitalmente cuando la configuración de pedidos lo permite. | Los pedidos pasan del menú digital al POS conectado y al flujo de preparación. | Reduce la introducción repetida de pedidos en la mesa y permite realizar pedidos adicionales durante la comida. |
Automate a Restaurant: automatización del inventario
La automatización del inventario conecta las compras, el uso de ingredientes, las facturas, las recetas y los datos de ventas para ofrecer a los operadores una visión más clara de los costos de alimentos. El objetivo es detectar el desperdicio, la escasez y los problemas de compras antes de que se vuelvan costosos. Los sistemas de inventario funcionan mejor cuando las unidades de producto, las recetas, los proveedores, las facturas y los datos de ventas siguen reglas coherentes de nomenclatura y medición, lo que permite a los operadores comparar el uso previsto de ingredientes con el movimiento real del inventario.
Crear el catálogo de ingredientes
Crea registros estandarizados para los ingredientes, los tamaños de los envases, las unidades de medida, los proveedores y los precios de compra.
Conectar las recetas con los ingredientes
Asocia los artículos del menú con sus cantidades de ingredientes para que los cambios en el costo de los ingredientes se reflejen en el cálculo de costos de las recetas y los artículos del menú.
Digitalizar las compras y las facturas
Utiliza herramientas de inventario y compras para organizar los pedidos a proveedores, las facturas, los precios de los productos y las cantidades recibidas, en lugar de mantener registros manuales separados.
Registrar los conteos de inventario
Introduce conteos físicos periódicos para que el sistema tenga valores precisos del inventario inicial y final de cada período de informes.
Comparar el uso real con el uso teórico
Compara los ingredientes que deberían haberse consumido según las ventas con los que realmente se utilizaron del inventario.
Controla los costos de los ingredientes y las recetas a medida que cambian los precios de los proveedores y los patrones de compra, y utiliza los datos para encontrar artículos o categorías cuyos márgenes se estén reduciendo.
Utilizar la visibilidad del inventario y los puntos de reposición
Utiliza la información actual del inventario y las compras para identificar los productos que se acercan a los niveles mínimos de existencias y evitar pedidos excesivos innecesarios.
Investigar el desperdicio y las variaciones
Revisa el uso inusualmente alto, los aumentos repentinos de compras, el inventario faltante, el deterioro, los problemas de porcionado y los cambios de precios de los proveedores, en lugar de tratar toda la pérdida de inventario como una sola cifra.
Automate a Restaurant: Programación del personal y gestión laboral
El software de programación recopila la disponibilidad, crea turnos, gestiona cambios, registra el tiempo y prepara los datos de nómina. El flujo de trabajo adecuado reduce las tareas repetitivas de los gerentes y ayuda a los restaurantes a controlar los costos laborales. La automatización de la programación funciona mejor cuando la disponibilidad de los empleados, las necesidades de personal previstas, el registro del tiempo y la preparación de la nómina están conectados, por lo que plataformas como 7shifts, Sling y Square Staff reducen el trabajo manual con hojas de cálculo y facilitan la gestión de los cambios en los horarios.
Creación automatizada de horarios
Crea horarios semanales utilizando la disponibilidad de los empleados, los roles, las necesidades de personal y los objetivos laborales, en lugar de asignar manualmente cada turno.
- Disponibilidad de los empleados
- Programación basada en roles
- Plantillas de horarios reutilizables
- Visibilidad de los costos laborales
Recopilación de disponibilidad
Los empleados envían digitalmente su disponibilidad recurrente y sus solicitudes de tiempo libre, para que los gerentes puedan revisar las limitaciones de personal antes de publicar el horario.
- Envío de disponibilidad
- Solicitudes de tiempo libre
- Aprobaciones de gerentes
- Notificaciones de horarios
Cambios de turnos y turnos disponibles
Permite que los empleados soliciten intercambios de turnos o se hagan cargo de turnos disponibles, manteniendo las reglas de aprobación de los gerentes.
- Solicitudes de cambio de turno
- Mercado de turnos disponibles
- Notificaciones a empleados
- Aprobación del gerente
Previsión de necesidades laborales
Compara el personal programado con la demanda comercial prevista para que los gerentes puedan ajustar la dotación de personal antes de que comience un turno.
- Dotación de personal basada en ventas
- Seguimiento del porcentaje de costos laborales
- Supervisión de horas extra
- Comparación con las previsiones
Registro del tiempo
Registra las entradas, salidas, descansos y horas trabajadas de los empleados mediante sistemas conectados de gestión de personal o POS.
- Reloj digital de control horario
- Registro de descansos
- Revisión de hojas de horas
- Registros de asistencia
Preparación de la nómina
Transfiere las horas aprobadas de los empleados y los registros laborales al proceso de nómina sin tener que reconstruir manualmente las hojas de horas.
- Hojas de horas aprobadas
- Horas regulares y horas extra
- Exportaciones de nómina
- Informes laborales
Automate a Restaurant: Automatización de reservas
Las plataformas de reservas automatizan las reservas en línea, las confirmaciones, las listas de espera, los registros de clientes y la gestión de mesas. Conectar estos flujos de trabajo brinda a los equipos de atención al cliente una visión más clara de la demanda prevista y de los clientes que regresan. Un flujo de trabajo moderno de reservas comienza cuando un cliente reserva en línea y continúa con la confirmación, la llegada, la asignación de mesa, las actualizaciones del perfil del cliente y los registros posteriores a la visita, por lo que plataformas como OpenTable, Tock y Toast Tables permiten que los anfitriones dediquen menos tiempo a gestionar reservas manualmente.
Aceptar reservas en línea
Permite que los clientes elijan fechas, horarios y tamaños de grupo disponibles mediante una interfaz de reservas en línea.
Enviar confirmaciones de reserva
Envía automáticamente confirmaciones y recordatorios de reserva después de que un cliente realiza una reserva.
Gestionar la lista de espera
Agrega a los clientes sin reserva a una lista de espera digital y mantén su estado conectado con la disponibilidad actual de las mesas.
Asignar y rotar mesas
Utiliza herramientas de planos del salón y gestión de mesas para hacer seguimiento de los clientes sentados, las mesas disponibles y las próximas reservas.
Crear perfiles de clientes
Almacena el historial de reservas y la información de los clientes para reconocer a quienes regresan durante sus futuras visitas.
Reducir las ausencias
Utiliza recordatorios automatizados, políticas de reserva y controles de reserva compatibles con la plataforma para reducir las mesas vacías causadas por reservas no atendidas.
Automate a Restaurant: Flujos de trabajo de marketing
El marketing automatizado convierte la actividad de los clientes en correos electrónicos, ofertas, mensajes de fidelización y solicitudes de reseñas enviados en el momento adecuado. Los restaurantes pueden crear campañas basadas en el historial de compras, la frecuencia de las visitas y los segmentos de clientes, en lugar de enviar cada mensaje manualmente. La automatización de marketing es más útil cuando las campañas responden al comportamiento real de los clientes, por lo que herramientas como Mailchimp, Toast Marketing y Square Customer Engagement ayudan a organizar las audiencias, programar campañas y activar promociones para fomentar visitas recurrentes a partir de los datos de los clientes.
Campaña de bienvenida
Un cliente se suscribe a la lista de correo electrónico o se registra en la base de datos de clientes.
Envía automáticamente un mensaje de bienvenida, una presentación del restaurante o una oferta para la primera visita.
Segmentación de clientes
Los registros de clientes contienen un historial de compras, visitas o interacción.
Agrupa a los clientes según su comportamiento, como visitantes frecuentes, clientes inactivos o patrones de compra específicos.
Promoción de fidelización
Un miembro del programa de fidelización alcanza una actividad o un hito de recompensas válido.
Envía una recompensa, una actualización de puntos o un mensaje promocional relacionado con la actividad de fidelización.
Campaña de recuperación
Un cliente que antes estaba activo no ha regresado durante un período determinado.
Envía automáticamente un recordatorio o una promoción para fomentar el regreso.
Seguimiento posterior a la visita
Se completa una visita o compra registrada de un cliente.
Envía un mensaje de seguimiento, una promoción o una solicitud de comentarios después de la visita.
Solicitud de reseña
Un cliente completa una visita o interacción que cumple los requisitos.
Envía una solicitud automatizada para pedir al cliente que comparta sus comentarios o deje una reseña.
Automate a Restaurant: Contabilidad y generación de informes
Las herramientas conectadas de contabilidad y POS reducen la contabilidad manual, las conciliaciones, el registro de gastos y la preparación de informes. Los informes diarios y mensuales ayudan a los operadores a supervisar las ventas, la mano de obra, los costos de alimentos, los gastos y la rentabilidad general. La automatización contable funciona trasladando los datos operativos de sistemas como el POS, las facturas y las herramientas de gestión del personal a flujos de trabajo financieros organizados, de modo que QuickBooks, xtraCHEF y las herramientas para restaurantes de Square respaldan distintas partes de este proceso, desde la contabilidad y la gestión de facturas hasta los informes de ventas y operaciones.
| Report | Frequency | Tracks | Automation | Management Use |
|---|---|---|---|---|
| Informe de ventas diarias | Diaria | Ventas brutas, ventas netas, descuentos, reembolsos, impuestos y actividad de pagos | Los datos de ventas del POS se registran y resumen automáticamente. | Comprobar el rendimiento diario de los ingresos e identificar actividades de ventas inusuales. |
| Conciliación de pagos | Diaria | Pagos con tarjeta, actividad en efectivo, reembolsos, propinas y transacciones registradas | Los registros de transacciones se comparan con los datos del POS y de contabilidad en lugar de reconstruirse manualmente. | Confirmar que las ventas registradas coincidan con los pagos cobrados. |
| Informe de costos laborales | Diaria o semanal | Horas trabajadas, costos laborales, horas extra y porcentaje de costos laborales | Los datos de tiempo y ventas alimentan los informes laborales cuando se utilizan sistemas conectados. | Comparar los costos de personal con los ingresos y ajustar los horarios futuros. |
| Seguimiento de costos de alimentos y facturas | Semanal o mensual | Facturas de proveedores, compras de ingredientes, cambios de costos y gastos relacionados | Los datos de facturación y compras se capturan y organizan para la contabilidad y el análisis de costos. | Supervisar los cambios en el gasto en alimentos e identificar el aumento de los costos de los proveedores. |
| Informe de gastos | Mensual | Gastos operativos como suministros, software, servicios públicos, alquiler y costos de proveedores | Los datos de transacciones categorizados reducen el registro manual de gastos y la preparación de informes. | Comprender en qué se está gastando el efectivo operativo. |
| Estado de pérdidas y ganancias | Mensual | Ingresos, costo de los bienes vendidos, mano de obra, gastos operativos e ingresos netos | Los registros contables se resumen en un estado financiero estándar. | Medir la rentabilidad general del restaurante y comparar el rendimiento entre períodos. |
| Informe de combinación de ventas | Semanal o mensual | Ventas por artículo del menú, categoría, tipo de servicio u otra dimensión de informes del POS | Los datos de las transacciones del POS se agregan en informes de rendimiento. | Identificar las categorías del menú con mejor y peor rendimiento y respaldar las decisiones sobre el menú. |
| Exportación financiera mensual | Mensual | Ventas, gastos, impuestos, información de pagos y registros contables | Los sistemas conectados exportan o sincronizan datos financieros estructurados para los flujos de trabajo contables. | Reducir el registro repetitivo de datos al cierre de mes y preparar los registros para la revisión financiera. |